Ceisiadau am wybodaeth gan Ofcom: pam eich bod yn cael un a beth mae angen i chi ei wneud

Os oes gennych chi wybodaeth a fydd yn helpu Ofcom i gyflawni ei rôl, efallai y byddwn yn anfon cais atoch am yr wybodaeth honno.

Mae pob cais yn unigryw i’r achos hwnnw. Pan fyddwn yn ei anfon, byddwn yn egluro pam mae angen yr wybodaeth arnom.

Rydym yn defnyddio ceisiadau gwybodaeth ffurfiol am lawer o resymau, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i'r canlynol:

1. gweinyddu ein proses ffioedd rheoleiddio;
2. deall materion yn well yn y meysydd rydym yn eu rheoleiddio a’n helpu i wneud penderfyniadau polisi mwy gwybodus;
3. ymchwilio i brosesau a sut y gwnaed penderfyniadau; ac
4. ymchwilio i achosion posibl o beidio â chydymffurfio â’n rheolau

Mae ein pwerau i ofyn am wybodaeth wedi’u nodi mewn cyfraith

Here are some of the relevant pieces of legislation:

• Deddf Cyfathrebiadau 2003

  Mae gan Ofcom bwerau helaeth i fynnu bod gwybodaeth yn cael ei darparu o dan adran 135 o’r Ddeddf Cyfathrebiadau. Mae gan Ofcom bwerau i osod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth, a gall methu â chydymffurfio fod yn drosedd hefyd o dan adrannau 138 i 144 y Ddeddf Cyfathrebiadau.

• Deddf Telathrebu (Diogelwch) 2021

  Mae'r Ddeddf Cyfathrebiadau yn rhoi pwerau i Ofcom fonitro a gorfodi cydymffurfiad y diwydiant â’i ddyletswyddau diogelwch (adrannau 105A i 105V). Gall Ofcom fynnu bod darparwyr yn rhannu gwybodaeth sy’n angenrheidiol, yn ein barn ni, i’w alluogi i gyflawni ei swyddogaethau diogelwch.

  Mae’r Ddeddf Telathrebu (Diogelwch) yn diwygio’r fframwaith diogelwch yn y Ddeddf Cyfathrebiadau gyda’r nod o gynyddu diogelwch gwasanaethau a rhwydweithiau cyfathrebu electronig cyhoeddus y DU. Rhaid i holl ddarparwyr rhwydweithiau cyfathrebu electronig cyhoeddus neu wasanaethau cyfathrebu electronig cyhoeddus gydymffurfio â’r fframwaith diogelwch diwygiedig hwn.

  Fel arfer, byddwn yn defnyddio’r pwerau dan adran 135 o’r Ddeddf Cyfathrebiadau i gasglu unrhyw wybodaeth sydd ei hangen arnom.

• Deddf Telegraffiaeth Ddi-wifr 2006

  Dan adran 32A o’r Ddeddf Telegraffiaeth Ddi-wifr, mae gan Ofcom bwerau helaeth i fynnu bod gwybodaeth yn cael ei darparu at ddiben cyflawni ein swyddogaethau sbectrwm radio. Mae gan Ofcom bwerau i osod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth, a gall methu â chydymffurfio hefyd fod yn drosedd o dan adrannau 32C i 33 y Ddeddf Telegraffiaeth Ddi-wifr.

• Deddf Gwasanaethau Post 2011

  Dan adran 55 ac Atodlen 8 o’r Ddeddf Gwasanaethau Post, mae gan Ofcom bwerau eang i fynnu darparu gwybodaeth at ddibenion cyflawni ein swyddogaethau sy’n ymwneud â gwasanaethau post. Mae gan Ofcom bwerau i osod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth, a gall methu â chydymffurfio fod yn drosedd hefyd o dan Ran 2 o Atodlen 8 y Ddeddf Gwasanaethau Post.

• Deddf Diogelwch Ar-lein 2023

  O dan Deddf Diogelwch Ar-lein, mae gan Ofcom y pŵer i ofyn yn ffurfiol am unrhyw wybodaeth gan wasanaethau sy’n cael eu rheoleiddio, a allai fod yn ofynnol ar gyfer arfer neu benderfynu a ddylid arfer unrhyw un o’i bwerau, gan gynnwys gwybodaeth y mae angen ei chael neu ei chynhyrchu gan ddarparwyr. Mae gan Ofcom bwerau i osod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais am wybodaeth statudol a gall methu â chydymffurfio hefyd fod yn drosedd o dan Ran 7 o’r Ddeddf Diogelwch Ar-lein.

  Mae gennym bwerau hefyd mewn trwyddedau darlledu a sbectrwm i ofyn am wybodaeth gan drwyddedeion.

Fel arfer, rydym yn atodi cais ffurfiol am wybodaeth i neges e-bost (ar ffurf PDF). Os byddwn yn gofyn am wybodaeth gan gwmni, mae’r cais yn debygol o gael ei farcio i sylw Ysgrifennydd y Cwmni yn y cyfeiriad busnes cofrestredig.

Byddwn yn anfon yr e-bost o’r cyfeiriad information.registry@ofcom.org.uk.

Mewn rhai achosion, byddwn hefyd yn anfon copi caled drwy’r post, er enghraifft os nad ydych wedi cytuno i ni gysylltu â chi drwy e-bost yn unig.

Mae’r cais am wybodaeth, a elwir yn gyffredinol yn ‘Hysbysiad’, yn esbonio ar gyfer beth mae angen yr wybodaeth arnom a’r dyddiad cau ar gyfer ymateb. Mae’r Hysbysiad fel arfer yn cynnwys nifer o rannau:

1. Mae Rhan 1 yn cynnwys y cwestiynau y mae angen i chi ymateb iddynt.
2. Mae Rhan 2 yn nodi cefndir pellach a chwestiynau cyffredin amrywiol gan gynnwys sut y dylech ymateb, gwybodaeth gyfrinachol, datgelu eich ymatebion posibl a methu â chydymffurfio â'r cais.
3. Gall rhannau eraill gynnwys gwybodaeth arall sy'n ymwneud â chais penodol.

Mae’n debyg y cewch fersiwn ddrafft yn gyntaf

Mae anfon cais fel fersiwn drafft yn gyntaf yn rhoi cyfle i ni wneud yn siŵr ein bod wedi ei eirio a’i dargedu’n ddigon clir, er mwyn i ni gael yr wybodaeth sydd ei hangen arnom a bod chithau’n gallu ymateb o fewn y cyfnod amser penodol. Nid oes rhaid i chi roi’r union wybodaeth yn y cam hwn.

Ar ôl i ni gwblhau’r cais am wybodaeth, byddwn yn anfon yr Hysbysiad ‘terfynol’ ffurfiol atoch. Yna, bydd angen i chi gyflwyno eich ymateb erbyn y dyddiad cau a roddwyd.

Os oes gennych gwestiynau am y cais, gallwch ofyn i ni am eglurhad.

Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai na fyddwn yn ystyried ei bod yn briodol anfon y cais ar ffurf drafft yn gyntaf. Yn yr amgylchiadau hynny, byddwn yn egluro bod yr Hysbysiad ‘terfynol’ wedi cael ei anfon atoch a bod angen i chi ymateb erbyn y dyddiad cau a roddwyd.

Yn gryno, mae angen i chi ddarparu ymatebion clir, cyflawn a chywir i’r holl gwestiynau erbyn y dyddiad cau a nodir yn y cais.

Rhaid i chi hefyd ddarparu’r wybodaeth yn y fformat y gofynnir amdano. Er enghraifft, gallai hyn fod yn ddogfen mewn fformat .docx neu’n daenlen mewn fformat .csv. Yn gyffredinol, dim ond gwybodaeth a ddychwelir yn y fformat y gofynnwyd amdani y byddwn yn ei derbyn.

Ar ôl derbyn y cais, rhaid i chi…

1. Darllen gofynion yr holl gwestiynau yn ofalus (gan gynnwys y tabl “Dehongli”) a sicrhau eich bod yn deall sy'n cael ei ofyn.
2. Os nad ydych yn deall unrhyw ran o’r cais neu os oes gennych unrhyw gwestiynau am y cais neu sut mae’n rhaid i chi ymateb, dylech e-bostio information.registry@ofcom.org.uk cyn gynted â phosibl.
3. Ystyried yr holl systemau a lleoedd lle gellir storio’r wybodaeth y gofynnwyd amdanynt a chynnal chwiliadau priodol am y wybodaeth.
4. Ystyried eich ymateb (neu, lle bo’n berthnasol, cynhyrchu) unrhyw wybodaeth sydd ei hangen, ymhell cyn y dyddiad cau i adael amser i unrhyw faterion gael eu datrys ac i’r wybodaeth gael ei gwirio cyn ei hanfon. Efallai y bydd yn ddefnyddiol i chi osod nodyn atgoffa i chi’ch hun a rhoi’r dyddiad cau yn eich calendr.

Cyn i chi anfon eich ymateb at Ofcom, rhaid i chi sicrhau…

1. Bod ymateb wedi'i ddarparu i bob cwestiwn (gan gynnwys pob is-ran i gwestiwn) a bod eich ymateb yn ateb y cwestiwn a ofynnwyd.

Gallai ymateb anghyflawn olygu methu ag ateb un neu fwy o gwestiynau (neu is-rannau o gwestiwn) neu fethu â darparu'r holl wybodaeth y gofynnir amdano gan gwestiwn penodol. Er enghraifft, os yw cwestiwn yn gofyn i chi esbonio neu ddisgrifio proses a darparu dogfennau cyfoes i gefnogi eich ateb a dim ond dogfen rydych chi'n darparu, yna bydd eich ymateb yn anghyflawn – rhaid i chi hefyd ddarparu disgrifiad ysgrifenedig o'r broses berthnasol i gyd-fynd â'r ddogfen.

2. Bod eich ymateb yn cael ei ddarparu yn y fformat y gofynnwyd amdano. Er enghraifft, efallai y byddwn yn gofyn am ddogfen ar ffurf .docx neu daenlen ar ffurf .csv. Yn gyffredinol, dim ond gwybodaeth a ddychwelir yn y fformat y gofynnwyd amdano y byddwn yn derbyn.
3. Bod yr holl ymatebion a ddarperir yn glir, yn gyflawn, ac yn gywir. Os oes gennych unrhyw amheuon ynglŷn â chywirdeb y wybodaeth yn eich ymateb, dylech esbonio'n glir unrhyw broblemau i Ofcom a rhoi rhybuddion priodol i'r wybodaeth. Gall ymateb gyfeirio at ddogfennau eraill a gedwir gan Ofcom, ond ni ddylai ei gwneud yn ofynnol i ni ddehongli ymateb drwy gyfeirio at wybodaeth/dogfennau eraill i ddeall yr ystyr a fwriadwyd.
4. Rydych wedi gwirio pa mor gyflawn a chywirdeb y wybodaeth a ddarparir cyn ymateb. Mae hyn yn cynnwys cwblhau gwiriad llywodraethu priodol i sicrhau bod yr holl ymatebion yn cael eu holi'n briodol, eu croeswirio a'u hadolygu trwy sianeli llywodraethu priodol, gan gynnwys cael eu llofnodi gan uwch reolwr priodol, cyn eu cyflwyno.
5. Rydych chi'n darparu'r holl wybodaeth yr ydym wedi gofyn amdani hyd yn oed os ydych chi'n ystyried ei bod yn sensitif yn fasnachol, yn cynnwys data personol neu a allai niweidio eich enw da.

Byddwn yn ystyried unrhyw fethiant i gyflawni unrhyw un o'r camau uchod wrth ystyried camau gorfodi posibl ar gyfer ymateb anghyflawn neu anghywir.

Dim ond am reswm da y byddwn yn ymestyn dyddiadau cau – dywedwch wrthym yn ddi-oed os oes angen mwy o amser arnoch

Os nad ydych chi’n meddwl y bydd modd i chi ymateb erbyn y dyddiad cau, rhowch wybod i ni ar unwaith gan egluro pam. Dim ond pan fydd rhesymau da dros ymestyn dyddiadau cau y byddwn yn gwneud hynny, er enghraifft:

• absenoldeb annisgwyl gweithiwr allweddol sy’n gyfrifol am gael yr wybodaeth ofynnol;
• anawsterau technegol; neu
• amgylchiadau eithriadol eraill sydd y tu hwnt i'ch rheolaeth.

Byddwn yn ystyried ceisiadau am ragor o amser fesul achos.

Mae’n bwysig eich bod yn darparu ymatebion clir, cyflawn a chywir i’r holl gwestiynau erbyn y dyddiad cau a roddir yn y cais. Os na fyddwch yn gwneud hyn, gallwn gychwyn ymchwiliad i weld pam eich bod wedi methu â chydymffurfio. Yn ei dro, gallai hyn olygu eich bod yn cael cosb ariannol sylweddol (ac efallai y bydd eich gwasanaeth yn cael ei atal dros dro).

Bydd unrhyw benderfyniad a i ymchwilio a rhoi cosb ariannol yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Bydd y gosb fwyaf yn dibynnu ar y ddeddfwriaeth berthnasol. Er enghraifft, gallwn roi cosb o hyd at £2,000,000 am dorri’r Ddeddf Cyfathrebiadau ynghyd â hyd at £500 y diwrnod am bob diwrnod y mae’r tor rheol yn parhau. Gellir dod o hyd i achosion blaenorol lle rydym wedi gosod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais am wybodaeth statudol yn adran Gorfodi ar ein gwefan.

Bydd unrhyw wybodaeth sy’n aneglur yn golygu gohebiaeth ychwanegol gydag Ofcom fan leiaf, felly treuliwch amser ymlaen llaw i sicrhau bod eich ymateb yn glir.

Methiant i gydymffurfio

• Gall methu â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth neu ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol i Ofcom fod yn drosedd hefyd, a gall hyn arwain at gosb ariannol a/neu garchar.
• Gall methu â chydymffurfio â chais ffurfiol am wybodaeth a roddir dan drwydded olygu torri amodau trwydded, a gallai hyn arwain at gamau gorfodi ac, o bosibl, dirymu’r drwydded.

Rhaid i chi ddarparu'r holl wybodaeth y gofynnwyd amdanynt, hyd yn oed os ydych o'r farn bod y wybodaeth, neu unrhyw ran ohoni, yn fasnachol sensitif a/neu fel arall yn gyfrinachol (er enghraifft, oherwydd ei bod yn ymwneud â thrydydd parti a'ch bod wedi cytuno â'r trydydd parti hwnnw i gadw eu gwybodaeth yn gyfrinachol).

Mae sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei diogelu'n briodol yn ganolog i waith Ofcom a'n henw da fel rheoleiddiwr cyfathrebu'r DU.

Mae diogelwch gwybodaeth bersonol fasnachol gyfrinachol a sensitif a  ddarperir i Ofcom yn cael ei gymryd o ddifrif iawn. Rydym yn profi ac yn monitro effeithiolrwydd ein systemau yn gyson i ddiogelu'r data sydd gennym a sicrhau mai dim ond yn cael ei gadw yn unol â'n polisi rheoli cofnodion a gwybodaeth yn unig.

Os ydych o'r farn bod unrhyw un o'r wybodaeth y mae'n ofynnol i chi ei darparu yn gyfrinachol, dylech nodi'r wybodaeth berthnasol yn glir ac esbonio'n ysgrifenedig eich rhesymau dros ei hystyried yn gyfrinachol (er enghraifft, y rhesymau pam rydych chi'n ystyried y bydd datgelu'r wybodaeth yn effeithio'n ddifrifol ac yn niweidiol ar fuddiannau eich busnes, trydydd parti neu faterion preifat unigolyn, gan ystyried unrhyw ddiffiniad statudol perthnasol o wybodaeth 'gyfrinachol'. Efallai y byddwch chi'n ei chael hi'n ddefnyddiol gwneud hyn mewn dogfen ar wahân wedi'i marcio fel 'gwybodaeth gyfrinachol'.

Bydd Ofcom yn ystyried unrhyw honiadau y dylid ystyried gwybodaeth yn gyfrinachol. Fodd bynnag, Ofcom sydd i benderfynu beth sy'n gyfrinachol neu beidio, gan ystyried unrhyw gyfraith gyffredin berthnasol a diffiniadau statudol. Nid ydym yn derbyn hawliadau cyfrinachedd heb eu cyfiawnhau neu ddi-sail. Mae honiadau cyfrinachedd sy'n cwmpasu dogfennau cyfan neu fathau o wybodaeth hefyd yn ddigymorth ac anaml y byddant yn cael eu derbyn. Er enghraifft, byddem yn disgwyl i randdeiliaid ystyried a yw'r ffaith bod y ddogfen yn fodolaeth neu elfennau penodol o'r ddogfen (e.e. ei theitl neu metadata fel i/o/dyddiad/pwnc neu gynnwys penodol arall) yn gyfrinachol. Felly, dylech nodi geiriau, rhifau, ymadroddion neu ddarnau penodol o wybodaeth rydych chi'n eu hystyried yn gyfrinachol. Efallai y byddwch hefyd yn ei chael hi'n ddefnyddiol categoreiddio eich esboniadau fel Categori A, Categori B ac ati.

Mae unrhyw wybodaeth gyfrinachol a ddarperir i Ofcom yn destun i gyfyngiadau ar ei datgelu ymhellach o dan gyfraith gyffredin o gyfrinachedd. Mewn llawer o achosion, mae gwybodaeth a ddarperir i Ofcom hefyd yn destun gyfyngiadau statudol sy'n ymwneud â datgelu'r wybodaeth honno (ni waeth a yw'r wybodaeth honno'n wybodaeth gyfrinachol ai peidio). Am y rheswm hwn, nid ydym yn ystyried yn gyffredinol ei bod yn angenrheidiol llofnodi cytundebau peidio â datgelu. Mae ein dull cyffredinol o ddatgelu gwybodaeth wedi'i nodi isod.

Amgylchiadau lle gallwn ddatgelu rhan o'ch ymateb

Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth yr ydym wedi'i chasglu gennych oni bai:

1. bod gennym ganiatâd;
2. bod llys neu dribiwnlys yn ei gwneud yn ofynnol i ni ddatgelu'r wybodaeth mewn perthynas ag achosion sifil neu droseddol; neu
3. mae sail gyfreithiol arall i ni ddatgelu'r wybodaeth, ac rydym o'r farn ei bod yn gymesur datgelu'r wybodaeth yn yr amgylchiadau.

Bydd yr amgylchiadau penodol y gallwn ddatgelu gwybodaeth yn dibynnu ar y fframwaith cyfreithiol perthnasol yr ydym wedi casglu'r wybodaeth honno oddi tano ac unrhyw gyfyngiadau statudol neu gyfraith gyffredin ar ddatgelu gwybodaeth gan Ofcom.

Er enghraifft, lle rydym wedi casglu gwybodaeth sy'n ymwneud â busnes penodol gan ddefnyddio ein pwerau casglu gwybodaeth o dan adran 135 o Ddeddf Cyfathrebu 2003, mae adran 393 o Ddeddf Cyfathrebu yn esbonio na all Ofcom ddatgelu'r wybodaeth honno heb ganiatâd y person sy'n cynnal y busnes hwnnw, oni bai bod hyn yn cael ei ganiatáu at ddibenion penodol, diffiniedig (ac mewn llawer o achosion i bersonau penodol yn unig). Un o'r dibenion hynny yw lle rydym yn ystyried bod datgelu yn hwyluso arfer ein swyddogaethau perthnasol. Mae'n drosedd i berson ddatgelu gwybodaeth yn groes i adran 393.

Yn gyffredinol, bydd Ofcom yn golygu gwybodaeth a nodwyd fel cyfrinachol o'n cyhoeddiadau neu'n ei chadw o'r datgeliadau a wnawn. Fodd bynnag, er mwyn osgoi amheuaeth, efallai y byddwn yn datgelu gwybodaeth rydych chi'n ei ystyried yn gyfrinachol lle caniateir gan y gyfraith. Er enghraifft, efallai y byddwn yn datgelu gwybodaeth os, er enghraifft, rydym o'r farn ei bod yn angenrheidiol i hwyluso cyflawni ein swyddogaethau drwy alluogi darllenydd i ddeall a chyd-destunol ein cynigion neu benderfyniad a'n rhesymu cysylltiedig â (lle bo'n berthnasol) cymryd rhan ystyrlon yn ein proses ymgynghori. Wrth wneud hynny, byddem yn ystyried ein dyletswyddau ehangach i fod yn dryloyw, atebol a chymesur o dan adran 3(3)(a) o'r Ddeddf Cyfathrebu.

Mae unrhyw wybodaeth gyfrinachol a ddarperir i Ofcom yn ddarostyngedig i gyfyngiadau ar ei datgelu pellach o dan gyfraith gyffredin o gyfrinachedd. Mewn llawer o achosion, mae gwybodaeth a ddarperir i Ofcom hefyd yn ddarostyngedig i gyfyngiadau statudol sy'n ymwneud â datgelu'r wybodaeth honno (ni waeth a yw'r wybodaeth honno'n wybodaeth gyfrinachol ai peidio).

Y broses yr ydym yn disgwyl ei dilyn os ydym yn cynnig datgelu rhan o'ch ymateb

Wrth benderfynu a ddylid datgelu gwybodaeth, byddwn yn cydbwyso'n ofalus yr angen i ddatgelu'r wybodaeth berthnasol yn erbyn unrhyw bryderon neu wrthwynebiadau rydych chi'n eu codi mewn perthynas â'i datgelu.

Fel arfer, byddwn yn egluro ein bwriad i ddatgelu'r wybodaeth yn gyntaf (gan gynnwys y cyd-destun yr ydym yn bwriadu ei datgelu ynddo) ac yn rhoi'r cyfle i chi wneud sylwadau am y datgeliad arfaethedig. Efallai y bydd ein bwriad i ddatgelu naill ai yn cael ei esbonio yn y cais hwn neu efallai y byddwn yn eich hysbysu ar wahân. Efallai y bydd rhai amgylchiadau cyfyngedig lle nad ydym yn ystyried ei bod yn briodol esbonio ein bwriad i ddatgelu gwybodaeth yn gyntaf, er enghraifft, lle mae angen gweithredu ar unwaith oherwydd digwyddiad diogelwch.

Byddwn yn gyffredinol yn ceisio datrys unrhyw wrthwynebiadau i ddatgeliad arfaethedig trwy ddeialog adeiladol. Os ydym yn dal i gredu bod angen i ni ddatgelu'r wybodaeth a'ch bod yn parhau i wrthwynebu, byddwn yn rhoi rhybudd ymlaen llaw i chi cyn gwneud y datgeliad. Bydd hyn yn rhoi cyfle i chi herio ein penderfyniad.

Pan fyddwn yn penderfynu nad oes angen datgelu'r wybodaeth rydych chi wedi'i darparu yn llawn ond yn ei ystyried yn briodol cynnwys rhywfaint o wybodaeth mewn datgeliad arfaethedig, efallai y byddwn yn gofyn i chi ddarparu crynodeb o wybodaeth neu ystod o rifau, yn hytrach na dileu'r wybodaeth yn unig.

Ceisiadau anffurfiol neu wirfoddol

Rydym yn casglu gwybodaeth mewn amrywiaeth o ffyrdd, ac nid yw bob amser yn briodol defnyddio ein pwerau statudol neu bwerau trwyddedu. Yn aml iawn, rydyn ni’n elwa o wybodaeth a roddir yn anffurfiol neu’n wirfoddol ac o ddeialog adeiladol ar amrywiaeth o bynciau.

Ond os ydych eisoes wedi darparu gwybodaeth yn wirfoddol yr ydym yn bwriadu dibynnu arni wrth wneud rhai penderfyniadau penodol, rydym fel arfer yn anfon cais ffurfiol atoch i gadarnhau pa mor gyflawn a chywirdeb y wybodaeth honno. Mae hyn yn cynnwys:

• lle rydym yn bwriadu dibynnu ar wybodaeth a ddarperir gan randdeiliad mewn dogfennau cyhoeddedig fel ymgynghoriadau a datganiadau; a
• lle bydd gwybodaeth yn dibynnu arni i wneud penderfyniadau yng nghyd-destun ymchwiliad neu i wneud penderfyniad sy'n gosod gofynion ar randdeiliad.

Mae hyn yn sicrhau bod ein penderfyniadau’n cael eu gwneud ar sail tystiolaeth gadarn a chyflawn. Felly, peidiwch â phoeni os yw’n ymddangos ein bod yn gofyn am wybodaeth rydych chi eisoes wedi’i rhoi i ni.

Os ydym ni wedi cael gwybod yn anffurfiol nad yw gwybodaeth benodol ar gael, efallai y byddwn yn defnyddio ein pwerau statudol neu bwerau trwyddedu i gael cadarnhad ffurfiol o hyn.

Efallai y byddwn hefyd yn gofyn am wybodaeth yn ffurfiol wrth ofyn am wybodaeth i gwsmeriaid neu wybodaeth arall a allai fod yn fasnachol sensitif, gan gynnwys lle mae rhanddeiliad yn gofyn i ni ofyn am y wybodaeth yn ffurfiol.

Defnyddio gwybodaeth at ddiben gwahanol

Fel y nodir uchod, bydd pob cais yn egluro’n glir pam mae angen yr wybodaeth arnom.

Efallai y byddwn yn rhannu'r wybodaeth a ddarparir yn eich ymateb yn fewnol o fewn Ofcom a defnyddio'r wybodaeth honno at ddiben mewnol arall oni bai ein bod wedi cytuno fel arall (er enghraifft, oherwydd bod y wybodaeth yn cynnwys gwybodaeth arbennig o sensitif am ddiogelwch rhwydwaith).

Fodd bynnag, lle rydym wedi cael gwybodaeth at y diben penodol a nodwyd yn y cais hwn ond wedyn am ddefnyddio'r wybodaeth honno at ddiben arall ac yn dibynnu arni:

• mewn dogfennau cyhoeddedig fel ymgynghoriadau a datganiadau; neu
• i wneud penderfyniadau yng nghyd-destun ymchwiliad neu i wneud penderfyniad sy'n gosod gofynion ar randdeiliad,

byddwn yn gyffredinol yn anfon Hysbysiad arall sy'n ei gwneud yn ofynnol i'r un wybodaeth gael ei darparu at y diben newydd.

Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn yn ystyried ei bod yn briodol esbonio pam mae angen i ni ddefnyddio'r wybodaeth at ddiben gwahanol a gofyn am eich caniatâd i'w defnyddio at y diben newydd hwn. Os nad ydych yn rhoi caniatâd, efallai y byddwn yn anfon Hysbysiad arall sy'n ei gwneud yn ofynnol i'r un wybodaeth gael ei darparu at y diben newydd.

Wrth geisio defnyddio gwybodaeth a ddarparwyd yn flaenorol at ddiben gwahanol, efallai y byddwn hefyd yn gofyn i chi gadarnhau bod y wybodaeth a ddarparwyd yn flaenorol yn parhau i fod yn gyfredol ac, lle bo hynny'n berthnasol, i ddarparu gwybodaeth wedi'i diweddaru. Byddwn yn gyffredinol yn gwneud hyn mewn Hysbysiad arall.