Ceisiadau am wybodaeth gan Ofcom: pam eich bod yn cael un a beth mae angen i chi ei wneud

Os oes gennych chi wybodaeth a fydd yn helpu Ofcom i gyflawni ei rôl, efallai y byddwn yn anfon cais atoch am yr wybodaeth honno.

Mae pob cais yn unigryw i’r achos hwnnw. Pan fyddwn yn ei anfon, byddwn yn egluro pam mae angen yr wybodaeth arnom.

Rydym yn defnyddio ceisiadau gwybodaeth ffurfiol am lawer o resymau, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i'r canlynol:

1. gweinyddu ein proses ffioedd rheoleiddio;
2. deall materion yn well yn y meysydd rydym yn eu rheoleiddio a’n helpu i wneud penderfyniadau polisi mwy gwybodus;
3. ymchwilio i brosesau a sut y gwnaed penderfyniadau; ac
4. ymchwilio i achosion posibl o beidio â chydymffurfio â’n rheolau

Mae ein pwerau i ofyn am wybodaeth wedi’u nodi mewn cyfraith

Here are some of the relevant pieces of legislation:

• Deddf Cyfathrebiadau 2003

  Mae gan Ofcom bwerau helaeth i fynnu bod gwybodaeth yn cael ei darparu o dan adran 135 o’r Ddeddf Cyfathrebiadau. Mae gan Ofcom bwerau i osod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth, a gall methu â chydymffurfio fod yn drosedd hefyd o dan adrannau 138 i 144 y Ddeddf Cyfathrebiadau.

• Deddf Telathrebu (Diogelwch) 2021

  Mae'r Ddeddf Cyfathrebiadau yn rhoi pwerau i Ofcom fonitro a gorfodi cydymffurfiad y diwydiant â’i ddyletswyddau diogelwch (adrannau 105I a 105N i 105V). Gall Ofcom fynnu bod darparwyr yn rhannu gwybodaeth sy’n angenrheidiol, yn ein barn ni, i’w alluogi i gyflawni ei swyddogaethau diogelwch.

  Mae’r Ddeddf Telathrebu (Diogelwch) yn diwygio’r fframwaith diogelwch yn y Ddeddf Cyfathrebiadau gyda’r nod o gynyddu diogelwch gwasanaethau a rhwydweithiau cyfathrebu electronig cyhoeddus y DU. Rhaid i holl ddarparwyr rhwydweithiau cyfathrebu electronig cyhoeddus neu wasanaethau cyfathrebu electronig cyhoeddus gydymffurfio â’r fframwaith diogelwch diwygiedig hwn.

  Fel arfer, byddwn yn defnyddio’r pwerau dan adran 135 o’r Ddeddf Cyfathrebiadau i gasglu unrhyw wybodaeth sydd ei hangen arnom.

• Deddf Telegraffiaeth Ddi-wifr 2006

  Dan adran 32A o’r Ddeddf Telegraffiaeth Ddi-wifr, mae gan Ofcom bwerau helaeth i fynnu bod gwybodaeth yn cael ei darparu at ddiben cyflawni ein swyddogaethau sbectrwm radio. Mae gan Ofcom bwerau i osod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth, a gall methu â chydymffurfio hefyd fod yn drosedd o dan adrannau 32C i 33 y Ddeddf Telegraffiaeth Ddi-wifr.

• Deddf Gwasanaethau Post 2011

  Dan adran 55 ac Atodlen 8 o’r Ddeddf Gwasanaethau Post, gall Ofcom fynnu bod gwybodaeth yn cael ei darparu sy’n ymwneud ag amheuaeth o dorri unrhyw gyfarwyddyd/amod rheoleiddiol a osodir o dan Ran 3 o’r Ddeddf Gwasanaethau Post neu ddeddfwriaeth post arall. Mae gan Ofcom bwerau i osod cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth, a gall methu â chydymffurfio fod yn drosedd hefyd o dan Ran 2 o Atodlen 8 y Ddeddf Gwasanaethau Post.

• Diogelwch Ar-lein

  O dan y Bil Diogelwch Ar-lein, mae’n debygol y bydd gan Ofcom y pŵer i ofyn yn ffurfiol am unrhyw wybodaeth gan wasanaethau sy’n cael eu rheoleiddio, a allai fod yn ofynnol ar gyfer arfer neu benderfynu a ddylid arfer unrhyw un o’i bwerau, gan gynnwys gwybodaeth y mae angen ei chael neu ei chynhyrchu gan ddarparwyr.

Mae gennym bwerau hefyd mewn trwyddedau darlledu a sbectrwm i ofyn am wybodaeth gan drwyddedeion

Fel arfer, rydym yn atodi cais ffurfiol am wybodaeth i neges e-bost (ar ffurf PDF). Os byddwn yn gofyn am wybodaeth gan gwmni, caiff y cais ei farcio at sylw Ysgrifennydd y Cwmni yn y cyfeiriad busnes cofrestredig.

Byddwn yn anfon yr e-bost o’r cyfeiriad information.registry@ofcom.org.uk.

Mewn rhai achosion, byddwn hefyd yn anfon copi caled drwy’r post, er enghraifft os nad ydych wedi cytuno i ni gysylltu â chi drwy e-bost yn unig

.

Yn gyffredinol, mae cais ffurfiol am wybodaeth yn cynnwys:

1. llythyr eglurhaol gyda’r cais am wybodaeth;
2. y cais am wybodaeth, a elwir yn gyffredinol yn ‘Hysbysiad’, sy’n egluro ar gyfer beth y mae angen yr wybodaeth arnom a’r dyddiad cau ar gyfer ymateb. Fel arfer, bydd nifer o atodiadau yn yr Hysbysiad:
   1. Bydd yr union gwestiynau y bydd angen i chi ymateb iddynt yn cael eu cynnwys yn yr atodiad cyntaf, fel arfer.
   2. Gallai atodiadau eraill gynnwys gwybodaeth am sut mae darparu gwybodaeth i Ofcom drwy drosglwyddo ffeiliau’n ddiogel, a gwybodaeth am droseddau a sancsiynau posibl os na fyddwch yn cydymffurfio â gofynion y cais. Gall y rhain gynnwys troseddau os byddwch yn rhoi gwybodaeth ffug neu gamarweiniol i Ofcom.

Mae’n debyg y cewch fersiwn ddrafft yn gyntaf

Mae anfon cais mewn fersiwn drafft yn gyntaf yn rhoi cyfle i ni wneud yn siŵr ein bod wedi ei eirio a’i dargedu’n ddigon clir, er mwyn i ni gael yr wybodaeth sydd ei hangen arnom a bod chithau’n gallu ymateb o fewn y cyfnod amser penodol. Nid oes rhaid i chi roi’r union wybodaeth yn y cam hwn.

Ar ôl i ni gwblhau’r cais am wybodaeth, byddwn yn anfon yr Hysbysiad ‘terfynol’ ffurfiol atoch. Yna, bydd angen i chi gyflwyno eich ymateb erbyn y dyddiad cau a roddwyd.

Os oes gennych gwestiynau am y cais, gallwch ofyn i ni am eglurhad.

Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai na fyddwn yn ystyried ei bod yn briodol anfon y cais ar ffurf drafft yn gyntaf. Yn yr amgylchiadau hynny, byddwn yn egluro bod yr Hysbysiad ‘terfynol’ wedi cael ei anfon atoch a bod angen i chi ymateb erbyn y dyddiad cau a roddwyd.

Yn gryno, mae angen i chi ddarparu ymatebion clir, cyflawn a chywir i’r holl gwestiynau erbyn y dyddiad cau a nodir yn y cais.

Rhaid i chi hefyd ddarparu’r wybodaeth yn y fformat y gofynnir amdano. Er enghraifft, gallai hyn fod yn ddogfen mewn fformat .docx neu’n daenlen mewn fformat .csv. Yn gyffredinol, dim ond gwybodaeth a ddychwelir yn y fformat y gofynnwyd amdani y byddwn yn ei derbyn.

Rhaid i’r wybodaeth a roddwch fod yn glir, yn gyflawn ac yn gywir

Mae ymateb anghyflawn yn gallu golygu methu ag ateb un neu fwy o gwestiynau (neu isrannau o gwestiwn), neu fethu â darparu’r holl wybodaeth y gofynnwyd amdani mewn cwestiwn penodol.

Os nad oes gennych chi unrhyw ran o’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, dylech ddweud hynny ac egluro beth rydych chi wedi chwilio amdano i wirio hyn.

Gall ymateb gyfeirio at ddogfennau neu wybodaeth arall sydd gan Ofcom, ond ni ddylai fod angen i ni ddehongli ymateb drwy edrych ar wybodaeth neu ddogfennau eraill rydych chi wedi’u darparu er mwyn deall yr hyn rydych chi’n ei olygu.

Os na allwch chi fod yn siŵr bod eich ymateb yn gwbl gywir, dylech egluro unrhyw broblemau i Ofcom yn glir a darparu gwybodaeth gyda disgrifiad priodol.

Dim ond am reswm da y byddwn yn ymestyn dyddiadau cau – dywedwch wrthym yn ddi-oed os oes angen mwy o amser arnoch

Os nad ydych chi’n meddwl y bydd modd i chi ymateb erbyn y dyddiad cau, rhowch wybod i ni ar unwaith gan egluro pam. Dim ond pan fydd rhesymau da dros ymestyn dyddiadau cau y byddwn yn gwneud hynny, er enghraifft:

• absenoldeb annisgwyl gweithiwr allweddol sy’n gyfrifol am gael yr wybodaeth ofynnol;
• anawsterau technegol; neu
• amgylchiadau eithriadol eraill sydd y tu hwnt i'ch rheolaeth.

Byddwn yn ystyried ceisiadau am ragor o amser fesul achos.

Os ydych chi’n rhedeg busnes fel unigolyn neu fel rhan o dîm bach, yna bydd y prosesau y gallwch eu rhoi ar waith i ymateb i geisiadau am wybodaeth yn wahanol i’r hyn y gall busnesau mwy ei wneud.

Rydyn ni’n disgwyl i unrhyw un sy’n derbyn cais am wybodaeth wneud y canlynol, fan leiaf:

• Adolygwch y cais ac ystyriwch yr ymatebion ymhell cyn y dyddiad cau er mwyn rhoi amser i unrhyw faterion gael eu datrys ac i’r wybodaeth gael ei gwirio cyn ei chyflwyno.
  • Efallai y bydd yn ddefnyddiol i chi osod nodiadau atgoffa i chi eich hun a rhoi'r dyddiad cau yn eich calendr.
• Darllenwch ofynion pob cwestiwn yn ofalus (gan gynnwys unrhyw ddiffiniadau perthnasol), a gwnewch yn siŵr eich bod yn deall yr hyn y gofynnir amdano – os nad ydych yn deall, cysylltwch ag Ofcom cyn gynted â phosibl.
• Rhowch ystyriaeth i’r gwahanol systemau neu fannau lle gellir storio’r wybodaeth y gofynnir amdani a chwilio’n briodol am yr wybodaeth.
• Cyn cyflwyno eich ymateb, gwnewch yn siŵr:
  • Eich bod wedi ymateb i bob cwestiwn sydd wedi’i ofyn.
  • Bod eich ymateb yn ateb y cwestiwn sydd wedi’i ofyn.
  • Eich bod wedi gwirio eich ymatebion yn drylwyr i sicrhau eu bod yn glir, yn gyflawn ac yn gywir.
• Cofiwch ymateb i’r cais erbyn y dyddiad cau.

Ar gyfer busnesau sefydledig, rydyn ni’n disgwyl:

• Y bydd proses fewnol glir ar gyfer ymateb i geisiadau am wybodaeth sy’n sicrhau bod ceisiadau’n cael eu cofnodi, bod cynnydd yn cael ei fonitro, a bod ceisiadau’n cael eu hateb erbyn y dyddiad cau.
• I unigolion fod â’r arbenigedd priodol (neu wybod pwy arall yn y sefydliad sydd â’r arbenigedd priodol) i nodi’r wybodaeth o fewn cwmpas y cais (neu wybod pa systemau neu fannau i chwilio amdani) er mwyn darparu ymateb clir, cyflawn a chywir.
• I wiriadau priodol gael eu rhoi ar waith er mwyn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chwestiynu, ei chroeswirio a’i hadolygu’n briodol drwy sianeli llywodraethu priodol (gan gynnwys gan y cyfarwyddwr/pennaeth adran priodol neu swyddog cyfatebol) cyn ei chyflwyno.

Mae’n bwysig eich bod yn darparu ymatebion clir, cyflawn a chywir i’r holl gwestiynau erbyn y dyddiad cau a roddir yn y cais. Os na fyddwch yn gwneud hyn, gallwn gychwyn ymchwiliad i weld pam eich bod wedi methu â chydymffurfio. Yn ei dro, gallai hyn olygu eich bod yn cael cosb ariannol sylweddol (ac efallai y bydd eich gwasanaeth yn cael ei atal dros dro).

Bydd unrhyw benderfyniad a i ymchwilio a rhoi cosb ariannol yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Bydd y gosb fwyaf yn dibynnu ar y ddeddfwriaeth berthnasol. Er enghraifft, gallwn roi cosb o hyd at £2,000,000 am dorri’r Ddeddf Cyfathrebiadau ynghyd â hyd at £500 y diwrnod am bob diwrnod y mae’r tor rheol yn parhau. Mae achosion blaenorol lle rydym wedi rhoi cosbau ariannol am beidio â chydymffurfio â chais am wybodaeth statudol, ar gael yn ein Bwletin Gorfodi.

Bydd unrhyw wybodaeth sy’n aneglur yn golygu gohebiaeth ychwanegol gydag Ofcom fan leiaf, felly treuliwch amser ymlaen llaw i sicrhau bod eich ymateb yn glir.

Methiant i gydymffurfio

• Gall methu â chydymffurfio â chais statudol am wybodaeth neu ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol i Ofcom fod yn drosedd hefyd, a gall hyn arwain at gosb ariannol a/neu garchar.
• Gall methu â chydymffurfio â chais ffurfiol am wybodaeth a roddir dan drwydded olygu torri amodau trwydded, a gallai hyn arwain at gamau gorfodi ac, o bosibl, dirymu’r drwydded.

Mae gan Ofcom lawer o brofiad o ddelio â gwybodaeth sensitif gan gwmnïau sy’n cael eu rheoleiddio. Pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth busnes sy’n sensitif neu’n gyfrinachol yn ariannol, byddwn yn gofyn amdani mewn cais ffurfiol. Bydd angen i chi nodi unrhyw ddata sy’n sensitif yn fasnachol ac egluro’n glir pam rydych chi’n credu ei fod yn gyfrinachol.

Gan fod Ofcom yn awdurdod cyhoeddus, bydd angen iddi gadw gwybodaeth fel rhan o’r sylfaen dystiolaeth sy’n sail i unrhyw benderfyniad y mae’n ei wneud. Byddwn yn cadw gwybodaeth yn unol â’n polisi rheoli gwybodaeth a chofnodion.

Ni fyddwn yn datgelu data i drydydd parti oni bai fod rheswm cyfreithiol dros wneud hynny. Darllenwch ein datganiad preifatrwydd cyffredinol i gael rhagor o wybodaeth.

Mae Adran 393 o’r Ddeddf Cyfathrebiadau (neu adran gyfatebol mewn deddfwriaeth arall) hefyd yn ein rhwystro rhag datgelu gwybodaeth sy’n ymwneud â busnes sydd wedi cael ei ddarparu i ni. Yn gryno, mae Ofcom yn cael ei atal rhag datgelu gwybodaeth o’r fath heb ganiatâd y busnes oni bai fod un o’r eithriadau statudol ar ddatgelu yn berthnasol. Os bydd Ofcom yn bwriadu datgelu gwybodaeth, byddem yn disgwyl egluro’n gyntaf ein bwriad i ddatgelu’r wybodaeth a gofyn am eich caniatâd a/neu unrhyw wrthwynebiadau sydd gennych i’n cyfiawnhad dros ddatgelu’r wybodaeth.

Rydyn ni’n cydnabod y bydd rhywfaint o wybodaeth yn cael ei hystyried yn wybodaeth busnes gyfrinachol a sensitif iawn, a byddwn yn ystyried yn ofalus yr angen am ddatgelu yn erbyn unrhyw bryderon sydd gennych. Yn gyffredinol, byddwn yn ceisio datrys y mater drwy ddeialog adeiladol, ond os byddwn yn dal o’r farn bod angen i ni ddatgelu’r wybodaeth a chithau’n dal i wrthwynebu, byddwn yn rhoi rhybudd ymlaen llaw i chi.

Ceisiadau anffurfiol neu wirfoddol

Rydym yn casglu gwybodaeth mewn amrywiaeth o ffyrdd, ac nid yw bob amser yn briodol defnyddio ein pwerau statudol neu bwerau trwyddedu. Yn aml iawn, rydyn ni’n elwa o wybodaeth a roddir yn anffurfiol neu’n wirfoddol ac o ddeialog adeiladol ar amrywiaeth o bynciau.

Ond os ydych eisoes wedi darparu gwybodaeth yn wirfoddol a allai fod yn berthnasol i’n penderfyniadau, byddwn fel arfer yn anfon cais ffurfiol am wybodaeth atoch i gadarnhau pa mor gyflawn a chywir yw’r wybodaeth honno. Mae hyn yn sicrhau bod ein penderfyniadau’n cael eu gwneud ar sail tystiolaeth gadarn a chyflawn. Felly, peidiwch â phoeni os yw’n ymddangos ein bod yn gofyn am wybodaeth rydych chi eisoes wedi’i rhoi i ni.

Os ydym ni wedi cael gwybod yn anffurfiol nad yw gwybodaeth benodol ar gael, efallai hefyd y byddwn yn defnyddio ein pwerau statudol neu bwerau trwyddedu i gael cadarnhad ffurfiol o hyn.

Defnyddio gwybodaeth at ddiben gwahanol

Fel y nodir uchod, bydd pob cais yn egluro’n glir pam mae angen yr wybodaeth arnom.

Pan fyddwn wedi cael gwybodaeth at ddiben penodol ac yn dymuno defnyddio’r wybodaeth honno at ddiben gwahanol, fel arfer byddwn naill ai’n:

• esbonio pam mae angen i ni ddefnyddio’r wybodaeth at ddiben gwahanol a gofyn am eich caniatâd i wneud hynny; neu
• anfon cais ffurfiol arall am wybodaeth atoch sy’n gofyn bod yr un wybodaeth yn cael ei darparu at y diben newydd. Efallai hefyd y byddwn yn gwneud hyn pan fyddwn wedi gofyn yn anffurfiol am eich caniatâd i ddefnyddio’r wybodaeth at ddiben gwahanol a chithau heb roi caniatâd.