Y Panel Defnyddwyr Cyfathrebiadau

Memorandwm cyd-ddealltwriaeth

Cafodd y Panel Defnyddwyr Cyfathrebiadau (‘y Panel’) ei sefydlu yn unol ag adran 16 o’r Ddeddf Cyfathrebiadau 2003 fel rhan o ddyletswydd Ofcom i sefydlu ac i gynnal trefniadau effeithiol er mwyn ymgynghori â defnyddwyr.

Mae’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn yn sefydlu’r egwyddorion y mae Ofcom a’r Panel yn cytuno i’w mabwysiadu yn eu perthynas a’u gwaith gyda'i gilydd. Mae’n ategu, ond nid yn disodli, y fframwaith statudol ac mae’n cadarnhau annibyniaeth y Panel oddi wrth Ofcom. Mae wedi cael ei ddylunio i sicrhau perthynas waith effeithiol, effeithlon a thryloyw rhwng y naill barti a’r llall. Mae’n galluogi’r Panel i ddarparu'r cyngor o ansawdd uchel ar sail tystiolaeth sydd ei angen ar Fwrdd Ofcom. Drwy hynny mae modd gwasanaethu’n dda fuddiannau’r ystod eang o bobl fel defnyddwyr a dinasyddion yn y marchnadoedd darlledu, telegyfathrebu a sbectrwm (ac eithrio materion dinasyddion sy’n ymwneud â chynnwys sy’n gyfrifoldeb i Fwrdd Cynnwys Ofcom).

Pum prif egwyddor yn y Memorandwm:

Ymgynghori a chynghori
Mae Ofcom a’r Panel yn cytuno i ymgysylltu’n gynnar ac yn aml mewn deialog lawn, onest ac agored ynghylch materion sy’n peri pryder i ddefnyddwyr ac i ddinasyddion

Cydweithio
Mae Ofcom a’r Panel yn cytuno i fabwysiadu dull o weithredu ar y cyd er mwyn hyrwyddo buddiannau defnyddwyr a dinasyddion, gan ddefnyddio adnoddau’n effeithlon

Bod yn Agored
Mae Ofcom a’r Panel yn cytuno i roi digon o wybodaeth i’w gilydd am eu polisïau, eu datganiadau, eu safleoedd a’u cyngor cyn rhyddhau hynny i’r cyhoedd

Darparu gwybodaeth a chyfrinachedd
Mae Ofcom a’r Panel yn cytuno i gadw a darparu gwybodaeth berthnasol a diweddar sy’n berthnasol i fuddiannau defnyddwyr a dinasyddion, a pharchu cyfrinachedd pob gwybodaeth

Darparu adnoddau gan gynnwys cyllideb
Mae Ofcom a’r Panel yn cytuno i sicrhau bod adnoddau priodol ar gael i ddatblygu ac i gynnal trefniadau gweithio effeithiol

Ymgynghori a chynghori

Egwyddor – ymgysylltu’n gynnar ac yn aml mewn deialog lawn, onest ac agored ynghylch materion sy’n peri pryder i ddefnyddwyr ac i ddinasyddion

Mae Ofcom yn ymrwymo i:

• Dod o hyd i feysydd o’i bolisïau a'i arferion sy’n effeithio ar ddefnyddwyr ac ar ddinasyddion yn y marchnadoedd sy’n berthnasol i’r Panel, asesu hyd a lled yr effaith ac ymgynghori â’r Panel pan fydd polisïau neu arferion wedi effeithio’n benodol ar ddefnyddwyr neu ar ddinasyddion neu pan fyddai’n bosibl iddyn nhw wneud hynny
• Cynnig ymgynghori â’r Panel drwy gydol ei drafodaethau ar bolisïau ac arferion sy’n effeithio’n benodol ar ddefnyddwyr neu ar ddinasyddion ymhell cyn cam terfynol prosesau penderfynu Ofcom
• Ystyried cyngor ac ymchwil gan y Panel wrth lunio ei benderfyniadau rheoleiddio
• Darparu ymateb ysgrifenedig ar ffurf llythyr i’r holl sylwadau ysgrifenedig sy’n cael eu gwneud gan y Panel i Fwrdd Ofcom cyn cyhoeddi’r polisi/polisïau
• Bydd Cadeirydd Bwrdd Ofcom yn ymateb yn ysgrifenedig i gyngor ysgrifenedig a gyflwynir i’r Bwrdd.  Bydd cydweithwyr polisi yn ymateb i gyngor ysgrifenedig i gydweithwyr polisi. Bydd copïau o ymatebion o'r fath yn cael eu rhoi i [Rheolwr y Panel Defnyddwyr].
• Fel sy’n briodol, cyhoeddi cyngor neu farn a gyflwynir gan y Panel ac ymateb Ofcom
• Sicrhau bod trefniadau ar waith i sicrhau bod y Panel yn gallu cael gafael yn rhesymol ar Gadeirydd Ofcom a’r Prif Fwrdd

Mae’r Panel yn ymrwymo i:

• Dod o hyd i feysydd sy’n peri pryder i ddefnyddwyr neu i ddinasyddion yn y marchnadoedd sy’n cael eu rheoleiddio gan Ofcom a darparu cyngor o ansawdd uchel sy’n seiliedig ar dystiolaeth (fel sy’n briodol) i Ofcom
• Ystyried ceisiadau penodol am gyngor gan Ofcom ar fuddiannau defnyddwyr neu ddinasyddion mewn marchnadoedd perthnasol
• Cyflwyno sylwadau ysgrifenedig i Fwrdd Ofcom a chydweithwyr polisi mewn ffordd amserol er mwyn i Ofcom allu ystyried cyngor y Panel cyn gwneud penderfyniadau ar unrhyw bolisi/bolisïau neu eu cyhoeddi. Dylid anfon copi o unrhyw sylw o’r fath at Ysgrifennydd y Gorfforaeth.
• Cyhoeddi ar ei wefan ei gyngor ac ymatebion Ofcom cyn gynted ag y bydd Ofcom wedi cyhoeddi’r polisïau perthnasol
• Cymryd rhan mewn deialog gynnar gydag Ofcom i'w helpu i ystyried polisïau ac arferion mewn meysydd sydd wedi’u nodi gan y Panel fel blaenoriaethau i ddefnyddwyr neu i ddinasyddion
• Sicrhau bod trefniadau mewn lle er mwyn i gydweithwyr Ofcom allu cael gafael yn rhesymol ar y Panel

Cydweithio

Egwyddor – mabwysiadu dull o weithredu ar y cyd er mwyn hyrwyddo buddiannau defnyddwyr a dinasyddion gan ddefnyddio adnoddau’n effeithlon

Mae Ofcom yn ymrwymo i:

• Gweithio’n agos gyda'r Panel, yn enwedig er mwyn osgoi dyblygu ymdrech, gan gynnwys:
  • Cynnal ymchwil ar y cyd pan fo’n briodol
  • Rhoi rhybudd cynnar am fentrau polisi
  • Rhoi rhybudd cynnar am feysydd sy’n datblygu sy’n peri pryder i ddefnyddwyr neu i ddinasyddion
  • Llunio cysylltiadau priodol a datblygu trefniadau gweithio effeithiol rhwng Pwyllgorau Cynghori Ofcom yn y Gwledydd ac ar gyfer Pobl Hŷn a Phobl Anabl a’r Panel

Mae’r Panel yn ymrwymo i:

• Gweithio’n agos gydag Ofcom, yn enwedig er mwyn osgoi dyblygu ymdrech, gan gynnwys:
  • Cynnal ymchwil ar y cyd pan fo’n briodol
  • Rhoi rhybudd cynnar am fentrau'r Panel
  • Rhoi rhybudd cynnar am feysydd sydd wedi’u nodi gan y Panel fel blaenoriaethau ar gyfer defnyddwyr neu ddinasyddion
  • Rhoi rhybudd cynnar am feysydd sy’n datblygu sy’n peri pryder i ddefnyddwyr neu i ddinasyddion
  • Rhoi rhybudd cynnar i Ofcom am Brosiectau mae’r Panel yn bwriadu eu harchwilio drwy ddefnyddio’r Pecyn Cymorth ar gyfer Buddiannau Defnyddwyr. Ni fydd y Panel yn archwilio’r Prosiectau hynny mae Ofcom yn bwriadu eu harchwilio drwy ddefnyddio’r Pecyn Cymorth ar gyfer Buddiannau Defnyddwyr.
  • Cynghori cydweithwyr Ofcom am y ffordd fwyaf briodol o ofyn am fewnbwn gan y Panel a buddiannau'r Panel
  • Llunio cysylltiadau priodol a datblygu trefniadau gweithio effeithiol rhwng y Panel a Phwyllgorau Cynghori Ofcom yn y Gwledydd ac ar gyfer Pobl Hŷn a Phobl Anabl

Bod yn agored

Egwyddor – rhoi digon o wybodaeth i’w gilydd am eu polisïau, eu datganiadau, eu safleoedd a’u cyngor cyn rhyddhau hynny i’r cyhoedd

Mae Ofcom yn ymrwymo i:

• Rhoi gwybod ymlaen llaw i’r Panel am faterion sy’n datblygu sy’n peri pryder i ddefnyddwyr neu i ddinasyddion
• Rhoi gwybod ymlaen llaw i’r Panel am ddatganiadau am bolisïau neu arferion a allai effeithio ar ddefnyddwyr neu ar ddinasyddion, gan gynnwys datganiadau i'r wasg a gweithgareddau eraill yn y cyfryngau, ymgyngoriadau a dogfennau cyhoeddus eraill
• Ymgynghori â [Rheolwr y Panel] cyn cyfeirio at y Panel neu at ei waith mewn dogfennau cyhoeddus a chaniatáu, os yw’n briodol, hawl i ymateb cyn cyhoeddi

Mae’r Panel yn ymrwymo i:

• Rhoi gwybod ymlaen llaw i Ofcom am faterion sy’n datblygu sy’n peri pryder i ddefnyddwyr neu i ddinasyddion y mae'r Panel wedi dod o hyd iddyn nhw
• Rhoi gwybod ymlaen llaw i Ofcom am ddatganiadau am bolisïau neu arferion y Panel, gan gynnwys datganiadau i'r wasg a gweithgareddau eraill yn y cyfryngau, ymgyngoriadau a dogfennau cyhoeddus eraill
• Ymgynghori ag Ofcom cyn cyfeirio ato neu at ei waith mewn dogfennau cyhoeddus a chaniatáu, os yw’n briodol, hawl i ymateb cyn cyhoeddi

Darparu gwybodaeth a chyfrinachedd

Egwyddor – cadw a darparu gwybodaeth berthnasol a diweddar sy’n berthnasol i fuddiannau defnyddwyr a dinasyddion, a pharchu cyfrinachedd pob gwybodaeth

Mae Ofcom yn ymrwymo i:

• Rhoi i’r Panel yr holl wybodaeth sydd ei hangen arno’n rhesymol er mwyn iddo allu cyflawni ei swyddogaethau, oni bai fod materion (fel yr angen i gadw cyfrinachedd masnachol neu ofyniad cyfreithiol neu o dan gontract) sy’n ei gwneud hi’n rhesymol i Ofcom beidio â datgelu
• Ymateb i geisiadau am wybodaeth gan y Panel gan gynnwys darparu gwybodaeth yn brydlon mewn fformatau hwylus
• Pan fo’n briodol, rhoi gwybod i'r Panel am lefel y cyfrinachedd mae’n disgwyl i'r Panel ei dilyn gyda gwybodaeth (ysgrifenedig a llafar)
• Dosbarthu pob deunydd ysgrifenedig yn unol ag unrhyw system marciau cyfrinachedd y cytunir arni gyda’r Panel
• Parchu cyfrinachedd unrhyw wybodaeth ysgrifenedig a llafar a gaiff gan y Panel

Mae’r Panel yn ymrwymo i:

• Ystyried pa mor gymesur ydy unrhyw geisiadau am wybodaeth gan Ofcom a pharchu'r cyfyngiadau ar ddarparu gwybodaeth
• Caniatáu i Ofcom gael gafael ar yr wybodaeth a’r safbwyntiau y gallai’r Panel eu casglu ar faterion sy’n ymwneud â defnyddwyr neu ddinasyddion o ffynonellau allanol ee ymchwil y Panel, safbwyntiau cynrychiolwyr/mudiadau defnyddwyr/dinasyddion, ombwdsmon/rheoleiddwyr eraill a chyrff masnach oni bai fod materion (fel yr angen i gadw cyfrinachedd masnachol neu ofyniad cyfreithiol neu o dan gontract) sy’n golygu ei bod hi’n rhesymol i’r Panel beidio â datgelu
• Pan fo’n briodol, rhoi gwybod i Ofcom am lefel y cyfrinachedd mae’n disgwyl i Ofcom ei dilyn gyda gwybodaeth (ysgrifenedig a llafar)
• Parchu cyfrinachedd unrhyw wybodaeth ysgrifenedig a llafar a gaiff gan Ofcom

Darparu adnoddau gan gynnwys cyllideb

Egwyddor – sicrhau bod adnoddau priodol ar gael i ddatblygu ac i gynnal trefniadau gweithio effeithiol

Mae Ofcom yn ymrwymo i:

• Cytuno ar gyllideb flynyddol gyda’r Panel er mwyn iddo allu cyflawni ei gylch gorchwyl gan gynnwys lwfans ar gyfer ffioedd aelodau’r Panel, treuliau y cytunir arnyn nhw, ymchwil, costau cyhoeddiadau ac eitemau eraill
• Darparu adroddiadau amserol am wariant er mwyn i’r Panel allu monitro ei gyllideb yn effeithiol
• Sicrhau bod un o uwch swyddogion Ofcom yn ysgwyddo’r cyfrifoldeb am ddarparu cefnogaeth briodol i’r Panel a gweithio fel prif gyswllt
• Darparu nifer priodol ac y cytunir arno o gydweithwyr sydd â chymwysterau addas i gefnogi’r Panel, rheoli cydweithwyr a benodir i gyflawni’r swyddogaethau uchod gan barchu eu hangen i ystyried annibyniaeth y Panel

Mae’r Panel yn ymrwymo i:

• Monitro, rheoli a gweithio o fewn y gyllideb y cytunwyd arni gydag Ofcom yn unol â gweithdrefnau cyfrifyddu Ofcom ei hun
• Gorchwylio ansawdd gwaith cydweithwyr Ofcom wrth gefnogi’r Panel a darparu unrhyw wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer adolygiadau perfformiad ac ati
• Cysylltu ag Ysgrifennydd y Gorfforaeth i gael cymeradwyaeth Bwrdd Ofcom ar gyfer y broses o benodi Aelodau newydd i'r Panel ac i gael cymeradwyaeth Bwrdd Ofcom a’r Ysgrifennydd Gwladol i benodi aelodau newydd neu ailbenodi Aelodau'r Panel
• Cysylltu â'r uwch swyddogion priodol yn Ofcom i sicrhau bod gweithgareddau’r Panel yn cael eu cynnal yn effeithlon